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Administração do tempo no trabalho: o segredo para o seu dia render mais
Dicas

Administração do tempo no trabalho: o segredo para o seu dia render mais

A administração do tempo no trabalho é um diferencial na otimização das tarefas da empresa e é responsável pelo bom desempenho profissional e a alta produtividade.

 

O RH é um dos setores que mais precisam dominar a habilidade de administração do tempo no trabalho. Antes visto como um setor completamente burocrático, ele passou a desempenhar um papel fundamental no planejamento e na estratégia da empresa.

Processos burocráticos estão mais automatizados e os profissionais de RH passaram a ter mais liberdade para planejar. Sendo assim, podem focar seus planos no engajamento dos colaboradores. Trabalhando bem mais focado nos objetivos com base no plano de negócios.

E, para conseguir lidar com tantas tarefas é essencial que o setor de RH esteja atento a administração do tempo no trabalho. Quanto mais as tarefas são organizadas e planejadas, maiores são as chances de conquistar resultados satisfatórios.

Porém, não é tarefa fácil se manter atento, sem dispersões. Em um cenário onde tudo pode fazer com que você perca tempo. Desde uma parada para responder uma mensagem de celular, até para criar tarefas para toda equipe.

Para contribuir com os profissionais de RH e os gestores no desafio da administração do tempo no trabalho, preparamos 6 dicas para que eles consigam organizar suas rotinas.

 

Administração do tempo no trabalho: você é quem manda

Todos os dias têm 24 horas, então é impossível aumentar esse período para executar alguma tarefa. A questão é: como você aproveita esse tempo que tem a disposição? A administração do tempo no trabalho depende exclusivamente de você.

Seja com desperdícios, falta de organização, distrações e etc. Por isso, alguns passos podem lhe ajudar na administração do tempo no trabalho:

  1. Planeje o seu dia;
  2. Mantenha a organização;
  3. Evite distrações;
  4. Automatize os processos;
  5. Peça ajuda se for necessário;
  6. Contemple períodos de descanso.

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1. Planeje o seu dia

Planejar o dia a dia e o que será executado por ordem de prioridade é o primeiro passo para uma boa administração do tempo no trabalho. Mas é impossível pensar em planejamento se não houver organização.

Coloque suas tarefas em uma agenda física ou virtual, destacando o tempo que será gasto em cada item.

Visualizar o que você precisa fazer pode criar uma percepção maior das atividades e automaticamente gerar um senso de responsabilidade sobre o que precisa ser executado.

Definir os prazos de cada tarefa e as ações necessárias para executá-las é fundamental na administração do tempo no trabalho.

 

2. Mantenha a organização

Organização é tudo. Comece com um pequeno gesto de arrumar sua mesa e os objetos de trabalho necessários para você executar sua função e isso terá um impacto completamente positivo na sua administração do tempo no trabalho.

Principalmente profissionais de RH que trabalham com notas, holerites, documentações e etc. Imaginem o caos se o profissional não souber onde está nada e tudo estiver uma bagunça e misturado.

Sem dúvida isso fará com que ele perca tempo todos os dias. Horas que poderiam ser dedicadas a estratégia, planejamento e execução de atividades são jogadas no lixo.

Assim, tarefas que demandam urgência, como encontrar um documento, por exemplo, podem ser facilitadas se você tiver tudo organizado e em mãos.

Muitas empresas adotam a nuvem, como Onedrive, GoogleDrive, Dropbox, para automatizar os processos burocráticos. Deixando o acesso mais fácil a tudo que for necessário, desde documentos, apresentações, conteúdos e etc.

 

3. Evite distrações

Evitar distrações e estar concentrado no que você precisa executar é fundamental no mercado de trabalho. Gestores e profissionais de RH vivem com agenda cheia de tarefas e não estar focado diariamente impacta diretamente nos resultados.

A administração do tempo no trabalho tem uma influência completa em entregas no prazo, qualidade de execução das tarefas e sucesso nas estratégias. Quem posterga trabalho acaba atrapalhando o funcionamento de toda a empresa, pois atrasa toda uma equipe.

Portanto, se concentre e não se distraia. Evite ficar respondendo mensagens no celular, atendendo ligações pessoais ou postando nas redes sociais no horário de trabalho. E esse cenário de desperdício é comum.

Uma pesquisa do site salary.com revelou que mais de 60% dos profissionais admitem que perdem tempo no trabalho, sendo entre 1h ou até absurdas dez horas semanais perdidas. Confira abaixo os dados da pesquisa.

  • 39% perdem 1h por semana em questões que não tem a ver com o trabalho;
  • 29% perdem 2h por semana em questões que não tem a ver com o trabalho;
  • 21% perdem 5h por semana em questões que não tem a ver com o trabalho;
  • 3% perdem 10 ou mais horas por semana em questões que não tem a ver com o trabalho.

 

4. Automatize os processos

Uma boa maneira para os profissionais de RH organizarem seu próprio tempo é se renderem a tecnologia.

Com a evolução do mercado, quanto mais automatizado e otimizado for o dia a dia da empresa, mais tempo ela terá para se dedicar a execução das tarefas prioritárias.

O próprio Google, por exemplo, é uma ótima ferramenta para administração do temo no trabalho. Atualmente, além do Gmail, ele oferece o Google Agenda e o Google Tarefas, onde você pode integrar tudo em um só lugar, de forma rápida e fácil.

Dessa forma, fica ainda mais simples, para RH e gestores dispararem tarefas para a equipe, eventos, reuniões e qualquer outra necessidade do dia a dia da empresa. Inclusive determinando prazos e dando direcionamentos do que deve ser executado.

Outra possibilidade é assinar um software de gestão.  Com ele, é possível colocar em um só lugar todos os trabalhos e dispostos para que toda a equipe possa acessar. 

Por meio desta plataforma, o gestor insere as tarefas e demandas, sobe arquivos de referência e constrói um fluxo de trabalho. Determinando prazos e podendo ainda visualizar o tempo gasto na atividade por parte de cada profissional.

 

5. Peça ajuda se for necessário

Dica importante para os profissionais de RH: “não abracem o mundo”. Muitos profissionais acreditam que aceitar todas as tarefas e assumir as demandas da empresa, por completo, é uma demonstração de pró-atividade, mas essa é uma decisão perigosa.

Profissionais que querem assumir tudo, acabam não conseguindo fazer nada bem a quantidade de tarefas que tem em mãos. E isso pode acarretar diretamente no fracasso dos resultados da sua empresa.

Uma boa administração do tempo no trabalho está intimamente ligada à eficiência, e isso também quer dizer que é preciso pedir ajuda quando necessário. Não hesite em dizer não quando for preciso.

Se sobrecarregar no dia a dia da empresa pode ser uma demonstração de que você não tem habilidade para delegar tarefas ou para trabalhar em equipe. Portanto, é importante que você tenha a capacidade de reconhecer seus limites para evitar atrasos e trabalhos mal executados por falta de tempo.

 

6. Contemple períodos de descanso

Gerindo inúmeros colaboradores e equipes, os profissionais de RH e os gestores precisam prever períodos de descanso ao longo do dia para manter a alta produtividade.

Um estudo da empresa Buffer revelou que o cérebro humano consegue se concentrar continuamente por 90 a 120 minutos.

Ou seja, para manter a sua criatividade e produtividade o ideal é fazer uma pausa após esse tempo para renovar suas energias e não deixar cair o alto desempenho.

A pesquisa recomenda inclusive para enxergar e planejar o dia com períodos de 90 a 120 minutos em vez de olhar para o tempo total de 8 a 10 horas que você passará no trabalho. Dessa forma, há maior facilidade para executar as tarefas que você planejou para o dia.

 

Foco na administração do tempo no trabalho

A administração do tempo no trabalho é fundamental para aumentar a produtividade das equipes. Ao conseguir usar o tempo a seu favor fica mais fácil para manter o foco e atingir constantemente os resultados desejados.

Não existe mágica na administração do tempo no trabalho, e tudo depende exclusivamente de você, de estar disposto a mudar as rotinas. Desta forma, é importante reconhecer que atrasos individuais podem atrapalhar no funcionamento de toda a empresa.

Assim, profissionais de RH e os gestores precisam, de fato, ter claramente as metas e objetivos diários da empresa para que consigam delegar as funções. Mas para isso, é necessário que se tenha a administração do tempo no trabalho.  

 

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