a tecnologia no departamento pessoal

Tecnologia no Departamento Pessoal: Confira os principais benefícios

O Departamento Pessoal, também conhecido como área dos Recursos Humanos, é um segmento de fundamental importância para toda empresa, independente do tamanho ou setor de atuação. Afinal, nela se concentra tudo o que diz respeito aos seus colaboradores, suas características pessoais e até mesmo os seus processos, desde o recrutamento até a demissão. 

Sendo assim, fazer uso da tecnologia no departamento pessoal para agilizar as tarefas é um ótimo modo de facilitar o trabalho dos colaboradores, mas sem abrir mão da segurança.

Além disso, a aplicação de métodos modernos no departamento pessoal tem otimizado as suas mais diversas atividades e, consequentemente, facilitado dia a dia dos profissionais da empresa. 

Isso porque é responsabilidade deste setor os procedimentos burocráticos e a manutenção de uma rotina segura e estável para todos os colaboradores, dos mais variados cargos.

Até então, estes processos, como gestão de documentos, cumprimento da legislação trabalhista, folha de pagamento, controle de ponto, entre outros, eram controlados por meio de planilhas complexas e trabalhosas. 

Manter essa base de dados atualizada é um grande desafio. E uma dificuldade ainda maior, por exemplo, é relacionar diferentes bases de dados para tomadas de decisões específicas.

Dado todas as novas possibilidades e facilidades que a tecnologia vem trazendo para o setor, neste artigo discutiremos sobre:

  • a otimização da rotina do departamento pessoal;
  • os principais benefícios do uso da tecnologia no departamento pessoal e
  • as principais adaptações tecnológicas para o departamento pessoal.

Abordaremos todos estes tópicos com foco na automatização e na otimização deste trabalho. Para entender melhor e até mesmo iniciar a transformação digital no departamento pessoal da sua empresa, continue acompanhando e não perca as nossas dicas!

Otimizando a rotina do departamento pessoal na empresa

A inovação sem dúvida alguma é o tema mais abordado e almejado pelas empresas de absolutamente todos os setores do mercado ao redor do mundo, já que ela traz credibilidade e também interesse do público para as companhias que se modernizam.

Não só porque cada vez mais a sociedade tem demandado transformações no funcionamento dos mais diversos processos, mas principalmente porque ela resulta em um trabalho mais organizado e menos custoso, ou seja, em resultados positivos para a empresa e no aumento do lucro.

Assim, no final das contas, o ciclo da inovação se auto sustenta: enquanto processos burocráticos repetitivos passam a ser realizados pela tecnologia, os colaboradores passam a ter mais tempo e mais espaço para desenvolver novas ideias e criar novas soluções. 

As startups de gestão financeira, tanto para Pessoa Física, quanto para Pessoa Jurídica, são as principais iniciativas responsáveis por colocar estas soluções no mercado. 

Vale muito a pena observá-las mais de perto para entender quais fazem sentido para a transformação digital do RH da sua empresa e, por fim, implementá-las na sua companhia!

Além disso, é importante ressaltar que com o crescimento desse tema no mercado, a tecnologia que antes era vista apenas como mais uma ferramenta, hoje já é essencial para quem deseja obter um lugar de sucesso.

Sendo assim, fazer uso da Tecnologia no Departamento Pessoal é mais uma maneira de automatizar processos e se colocar à frente da concorrência.

Como fazer uso da tecnologia no Departamento Pessoal

Utilizar a tecnologia até hoje só tem apresentado resultados positivos. Por esse motivo, são diversos os benefícios do uso da tecnologia no departamento pessoal, tanto tratando sobre a operação diária quando em uma perspectiva de médio e longo prazo.

Fazendo uso da automação a empresa pode ganhar em diversos quesitos, desde um aumento de seus lucros até o crescimento da produtividade e uma melhora na qualidade do trabalhos dos seus funcionários. 

Afinal, assim como todos os outros setores de atuação da empresa, o RH também precisa implementar processos inteligentes em seu dia a dia. 

Este trabalho deve acontecer de acordo com as estratégias traçadas pela empresa, sempre visando uma perspectiva de futuro. Além, é claro, de entregar resultados de qualidade e suficientes para tomadas de decisões fundamentais para o crescimento do negócio. 

Partindo deste princípio, fica muito mais claro o que se deve levar em consideração na hora de implementar a tecnologia no setor.

Principais benefícios do uso da tecnologia no departamento pessoal

Quando o departamento pessoal conta com a tecnologia para realizar a sua operação, todas as etapas se tornam muito mais leves e menos burocráticas. Nesse cenário, se torna mais simples apresentar uma empresa tecnológica e ao mesmo tempo atenta ao bem-estar dos seus colaboradores.

Além desses, alguns outros benefícios podem ser notados por departamentos pessoais automatizados, são eles:

  • armazenamento de informações de forma clara e eficiente (tanto no formato de cadastramento destas informações, quanto na busca pelas mesmas);
  • automatização de tarefas repetitivas;
  • diminuição ou dissolução do retrabalho;
  • baixa probabilidade de erros no armazenamento, no cálculo e no cruzamento das informações;
  • elaboração de relatórios mais específicos e mais adequados para as análises da área;
  • medição de estatísticas úteis para outros setores da empresa;
  • desenvolvimento de rotinas de melhoria constante;
  • melhor proveito do tempo de atividade dos colaboradores;
  • abertura para estimular a criatividade dos colaboradores da área e colocar novas ideias em ação;
  • substituição de processos obsoletos com informações irrelevantes, por processos inovadores e com informações valiosas;
  • terceirização de tarefas dispensáveis ou mecânicas;
  • redução significativa de custos.

Uso da Tecnologia no Departamento Pessoal otimiza os processos

Com toda essa automatização e otimização do trabalho do RH, o tempo e a disposição dos profissionais podem ser significativamente mais bem aproveitados. Isso, por sua vez, resulta na possibilidade de um maior número de atividades sendo realizado por cada colaborador, o que aumenta a produtividade do setor como um todo.

No entanto, é necessário ressaltar que mais do que nunca, ter olhos analíticos e sensíveis observando os comportamentos e as necessidades dos colaboradores da empresa como um todo é de extrema importância. 

Portanto, utilizando os relatórios práticos em conjunto com a identificação precisa das reais necessidades dos colaboradores, sua empresa pode ser uma precursora na implantação novas técnicas e boas práticas de gestão, por exemplo. 

Ou seja, ao trazer a tecnologia para dentro da empresa, o setor de RH precisa estar atento a não deixar de lado as opiniões pessoais de cada colaborador. 

Elas devem ser aliadas aos dados práticos e relatórios obtidos através da automação do departamento pessoal. Desse modo, as chances de tomar decisões assertivas e que são benéficas a todos os funcionários crescem consideravelmente.

Quando a área humana e a tecnologia trabalham juntas se torna muito mais simples prever mudanças, adaptar setores, desenvolver planos de carreiras mais atraentes, controlar frequências e pagamentos, entre outros, com muito mais facilidade. 

Adaptações estas, que entenderemos melhor como podem ser aprimoradas pelo departamento pessoal a seguir. Continue conosco!

As principais adaptações tecnológicas para o departamento pessoal

Com a constante evolução dos meios tecnológicos, a cada dia mais eles se tornam aptos a automatizar absolutamente qualquer tipo de tarefa. Sendo assim, dentro da área do departamento pessoal as possibilidades são infinitas. 

Nesse cenário, é muito importante ter em mente quais são exatamente as atividades exercidas dentro do setor de RH e como a transformação é possível em cada uma delas.

Desse modo, se torna muito mais simples estabelecer uma ordem de prioridade para automação, colocando na frente aquelas atividades que poderão ser impactadas de maneira mais positiva e vantajosa.

Portanto, confira abaixo algumas das principais responsabilidades do setor pessoal de uma empresa!

Recrutamento, admissão e demissão

O recrutamento, a admissão e a demissão de colaboradores podem ser mais complexos do que imaginamos. Isso porque são processos que tratam da qualidade do time de profissionais que a empresa atrai, contrata e demite.

Por isso, muitos formulários devem ser preenchidos com dados simples e até mesmo com dados sensíveis das pessoas. É neste sentido que alguns softwares são desenvolvidos: para facilitar a criação, divulgação, preenchimento e análises destes formulários. Além de garantir a segurança e a confidencialidade dos documentos gerados.

São demandas dos processos citados:

  • abertura e divulgação de vagas;
  • processos seletivos;
  • pesquisas e cadastros de talentos;
  • análise de currículos;
  • chamadas para testes e entrevistas presenciais;
  • processo de admissão;
  • análise de documentos;
  • início da integração, também conhecido como onboarding.

Com o auxílio da tecnologia, estas demandas são supridas muito mais rapidamente e com uma assertividade considerável. 

Afinal, desde a divulgação de um novo processo seletivo até as etapas de comunicação e contato com os candidatos, tudo se torna mais simples e ágil com o auxílio da tecnologia.

Posteriormente, após o início das atividades do novo colaborador, ele também pode contar com a automação para seu treinamento e desenvolvimento de conhecimentos sobre o novo local de trabalho.

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Plano de carreira

Oferecer aos colaboradores portais que os possibilitam acompanhar seus planos de carreiras é um diferencial. E hoje existem diversas tecnologias para isso.

Nestes portais digitais, o esclarecimento e o direcionamento em relação cargos e salários é muito mais ágil e fácil tanto para os gestores quanto para os funcionários. Além disso, também disponibilizam outras funções muito interessantes, como por exemplo o envio de feedbacks entre os profissionais, que é muito importante para o desenvolvimento dos times.

Controle de ponto

Para que a empresa e os próprios colaboradores tenham o controle real do tempo trabalhado, o controle de ponto é essencial.

Por muitos anos este controle foi feito de forma analógica, com diversas planilhas preenchidas a mão, especificando horários de entrada, intervalos e saída dos funcionários. Depois, estes registros também tinham que ser contabilizados manualmente, demandando um trabalho repetitivo absurdo e suscetível a erros.

A tecnologia também solucionou essa questão. Hoje, existem aplicativos de controle de ponto que facilitam até mesmo na contabilização de horas dos colaboradores que trabalham externamente, por exemplo. 

Com eles a empresa não precisa mais instalar grandes catracas ou adquirir tecnologias com base em reconhecimento de crachá. Basta um software integrado para que os colaboradores façam seu registro de maneira bem simplificada e o RH possa controlar até mesmo o local onde foi o ponto foi “batido” pelo funcionário. 

Folha de pagamento

A folha de pagamento dos colaboradores também é uma das principais responsabilidades do time de recursos humanos. 

Para os cálculos e para o gerenciamento de assuntos que envolvem a folha, como salário, férias, benefícios, décimo terceiro e recolhimento de taxas, também existem tecnologias muito interessantes que auxiliam e notificam o time de RH. 

Uma função bem bacana em programas que cuidam da folha é a possibilidade de o colaborador acompanhar em tempo real os cálculos que compõem todo o financeiro da sua participação na empresa. 

Desta forma, a comunicação entre a empresa e o colaborador acaba sendo muito mais transparente e as solicitações e dúvidas podem ser resolvidas digitalmente. 

O investimento nessa tecnologia facilita o trabalho do departamento e ainda o aproxima do colaborador, que passa a ter um acompanhamento mais aberto sobre sua receita, direitos e deveres como profissional.

Legislação

Seguir a legislação trabalhista é extremamente importante para que a empresa não sofra com problemas judiciais e para que os colaboradores tenham seus direitos garantidos e seus deveres determinados.

Por isso, também é função do RH a representação junto aos órgãos oficiais e fiscais. Aqui a tecnologia pode também pode auxiliar de diversas maneiras, como no recolhimento de impostos, no cálculo de dissídios e na adaptação às mudanças de leis, por exemplo. 

A influência do desenvolvimento do departamento pessoal na cultura organizacional

A tecnologia está transformando absolutamente tudo ao nosso redor;. Sendo assim, tê-la como aliada na gestão de pessoas pode ser transformador para as empresas.

Por isso a criação das novas estruturas organizacionais e dos novos modelos de trabalho têm sido resultados muito importantes da transformação que é demandada pelo mundo e pelas novas gerações, atualmente.

Modelos e culturas extremamente tradicionais e hierárquicos não atraem nem as novas, nem as antigas gerações. Nesse cenário, empresas podem perder os melhores talentos do mercado.

Isso porque esta maneira de trabalhar já deu certo um dia, mas na evolução do mundo como um todo, percebeu-se a necessidade e importância da mudança para a horizontalidade na relação entre gestores e funcionários. 

Tudo isso acontece, sobretudo, em torno do desenvolvimento de soluções tecnológicas que suprem as atividades repetitivas e estimulam os colaboradores do setor de RH a se tornarem verdadeiros agentes da transformação nas empresas. 

 

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