9 erros que você precisa evitar na folha de pagamento

O cálculo e o preenchimento da folha de pagamento são atividades rotineiras de todas as empresas que têm funcionários contratados. No entanto, apesar de ser uma tarefa usual, muitas vezes ocorrem erros muito comuns que afetam o pagamento de empregados e podem acarretar em multas e até no ajuizamento de demandas trabalhistas.

Pensando nisso, elaboramos uma lista dos erros mais comuns que você deve evitar ao preencher a folha de pagamento. Confira!

1. Não seguir um planejamento

Apesar de o preenchimento da folha de pagamento ser uma tarefa relativamente fácil e, muitas vezes, mecânica, é importante que todas as etapas que compõem esta atividade sejam planejadas.

O planejamento é de extrema importância para qualquer tipo de tarefa dentro de uma empresa, porque padroniza a atividade, automatiza o trabalho e reduz a possibilidade de erros.

Quanto ao preenchimento da folha de pagamento, planejar quais são os passos necessários para realizá-lo organizará esta atividade e determinará os padrões a serem seguidos para todos os funcionários, de acordo com a particularidade de cada um.

Ademais, pode evitar erros graves como o desconto de valores errados no salário de um funcionário, por exemplo.

2. Não se atentar para o enquadramento dos funcionários

Há empresas que contratam funcionários somente no regime de carteira assinada. Outras, no entanto, realizam diversos tipos de contratações, como a prestação de serviços por freelancers, de funcionários terceirizados ou de pessoas jurídicas.

Para estas empresas, é imprescindível se atentar para o enquadramento do funcionário, tendo em vista que os direitos e deveres de cada um deles variarão de acordo com a modalidade da contratação.

Isso implica nas taxas e impostos que incidem nos valores pagos, nas retenções que devem ser feitas e nos benefícios obrigatórios que têm de ser pagos aos empregados.

3. Não ficar atento às mudanças da empresa

O quadro de funcionários de uma empresa é muito dinâmico e pode apresentar mudanças a qualquer momento, inclusive dentro do período de um mês.

Por isso, é preciso que o gestor ou funcionário encarregado de preencher a folha de pagamento esteja sempre atento à contratação ou demissão de empregados, bem como às alterações de cargos e salários dentro da empresa.

Um funcionário que recebeu uma promoção, por exemplo, deverá ter seu cargo alterado e o seu salário aumentado no mês seguinte.

4. Não documentar os processos

A folha de pagamento de uma empresa deve ser arquivada mensalmente, para que todos os processos sejam documentados e para facilitar as consultas futuras.

Porém, documentar não significa apenas salvar os arquivos em um computador ou organizá-los em um arquivo físico. É necessário, ainda, fazer o backup destes arquivos, a fim de evitar imprevistos, como vírus, formatações ou danos nas pastas arquivadas.

Esse backup pode ser feito por meio de tecnologias de armazenamento em nuvem, em sites de armazenamento de arquivos digitais, como o Dropbox ou o Google Drive, ou com softwares criados especificamente para esta finalidade.

Além disso, este armazenamento em nuvem permite que os usuários consultem os arquivos em qualquer computador com acesso à internet, o que também facilita o preenchimento da folha.

5. Não controlar corretamente as horas trabalhadas

A principal base de cálculo para a folha de pagamento são as horas trabalhadas dos funcionários. Por esse motivo, o seu controle deve ser eficiente para evitar erros ao calcular os valores que os empregados receberão no final do mês.

Algumas tecnologias são grandes aliadas na medição das horas trabalhadas, como o controle de ponto eletrônico, por exemplo.

Essa tecnologia consiste em uma solução que controla e calcula automaticamente o tempo de trabalho mensal de cada funcionário, incluindo faltas, atrasos e horas extras.

Contudo, é importante ressaltar que, mesmo com o auxílio da tecnologia, é importante também orientar os gerentes e supervisores da empresa para controlar e verificar, periodicamente, a pontualidade e o comparecimento dos funcionários de cada setor.

6. Não se atentar aos extras da folha de pagamento

Como você já sabe, a folha de pagamento não é composta somente dos salários dos empregados correspondentes aos seus respectivos dias trabalhados.

Nela, também constam valores extras, como licenças maternidade, seguros, décimo terceiro, comissões e outros benefícios oferecidos pela empresa.

Neste sentido, é essencial que o responsável pelo preenchimento da folha esteja atento a estes detalhes, para evitar que algum valor passe despercebido.

Cabe lembrar, ainda, que em relação ao décimo terceiro salário, o setor de recursos humanos deve estar atento ao planejamento dos valores calculados para o pagamento, aos funcionários, deste benefício.

Muitas empresas, erroneamente, não se planejam e acabam ficando sem dinheiro para pagar o 13º dos funcionários, o que gera insatisfação e pode até ensejar o ajuizamento de ações trabalhistas.

7. Não ser transparente

Outro erro que muitos gestores ou funcionários cometem ao preencher a folha de pagamento é o de não especificar, no documento, quais são os descontos incidentes sobre os valores pagos aos seus empregados.

É primordial que o trabalhador tenha conhecimento do valor pago em contraprestação aos seus serviços, bem como os eventuais descontos e benefícios que alteram este montante.

Caso contrário, poderá se sentir desmotivado por não entender o porquê de seu salário ter sido pago a menor em determinado mês, por exemplo, e prejudicar toda a produtividade da empresa.

8. Não se informar sobre os impostos

Todos os valores descontados ou retidos na folha de pagamento podem sofrer variações de acordo com a mudança do quadro de funcionários da empresa ou da própria lei.

Em razão disso, aquele que preenche a folha de pagamento deve sempre se manter informado, tanto em relação aos funcionários, conforme já falamos acima, quanto em relação às alterações de alíquotas dos impostos incidentes sobre os valores pagos, como o INSS, o RAT, o FGTS, o Imposto de Renda, dentre outros.

Para se informar a respeito das alterações e das datas para retenção ou desconto, que podem ocorrer a cada ano, é preciso acessar o site da Receita Federal e consultar a sua agenda tributária.

9. Não usar a tecnologia a seu favor

Como mencionado, algumas inovações tecnológicas são muito úteis para as atividades de uma empresa.

No caso do preenchimento da folha de pagamento, já existem soluções no mercado que automatizam os processos, controlam as horas trabalhadas, calculam os valores a serem pagos e ainda armazenam dados de funcionários e documentos.

Sem dúvidas, um sistema que auxilia o responsável pela folha de pagamento nestas tarefas reduzirá a possibilidade de erros, além de poupar o tempo do funcionário, que poderá se dedicar a questões mais estratégicas de recursos humanos.

Agora que você já conhece os erros mais comuns no preenchimento da folha de pagamento, fica mais fácil prestar atenção nestes pontos na hora de realizar esta atividade.

Se faz parte da sua rotina preencher a folha de pagamento ou se você tem alguma dúvida sobre o assunto deste artigo, que tal compartilhar as suas experiências e perguntas abaixo, nos comentários? Até o próximo artigo.

 

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