Parabéns, pombinhos! 6 passos para organizar o cadastro na empresa do funcionário que se casou

casamento de colaborador

Casamento é sempre um momento feliz! Por isso, é importante que você, profissional de Departamento Pessoal, saiba o que fazer nessas horas para organizar cadastros e emitir documentos corretamente.

 

1. Peça que apresente a Certidão de Casamento

Com ela, você tem todos os dados que precisa para começar a preparar as mudanças.

 

2. Registre a Licença de Gala ou Licença de Casamento

O nome pode mudar mas é sempre a mesma coisa: pela lei, a pessoa tem direito a tirar alguns dias de folga depois de casar. Veja os detalhes da licença de gala e como registrá-la neste link.

 

3. Adicione o novo cônjuge como dependente ou beneficiário

Verifique se o novo cônjuge será dependente e faça o registro como faria com outros tipos de dependentes. Também vale verificar com o funcionário se gostaria de adicionar o cônjuge como beneficiário do seguro de vida.

Além disso, o cônjuge será dependente do Plano de Saúde? Se sim, já dê a entrada o quanto antes para evitar problemas e permitir que usem o plano caso precisem.

 

4. Verifique se será dependente no Imposto de Renda

Caso o novo cônjuge seja dependente no imposto de renda, modifique a maneira em que o imposto retido na fonte é calculado. Essa modificação é feita no software de cálculo de folha de pagamento e deverá ser feita pelo seu contador ou área financeira da empresa.

O que muda aqui é que, com o novo dependente, o desconto do imposto é menor. Você pode ver valores deste desconto neste link.

 

5. Se trocou de nome quando casou, organize todos os cadastros

Quando ocorre troca de nome, é necessário trocar o nome da pessoa em uma série de cadastros para evitar duplicidade de dados tanto na sua empresa quanto no sistema do FGTS. Veja aqui um guia completo de como lidar com trocas de nome.

 

6. Altere o cadastro no sistema para poder enviar SEFIP, DIRF e RAIS atualizadas

Faça a mudança do estado civil no seu sistema de gestão para que na próxima ver que você enviar a SEFIP, a DIRF e a RAIS, o cadastro seja atualizado corretamente e assim evitar problemas tanto para a sua empresa, quanto para o funcionário. Se não atualizar na DIRF por exemplo, podem acontecer discrepâncias entre o que você reportou à receita e o que o funcionário declarou em sua declaração individual. Essa discrepância pode fazer tanto o funcionário quanto a sua empresa caírem na malha fina. Melhor evitar!

E pronto! Isso é tudo que você precisa fazer para não ter problema algum quando alguém na sua empresa se casa.

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