10 Dicas de Ouro para aumentar a produtividade em sua empresa

Aumentar a produtividade se tornou uma questão de sobrevivência para os negócios no mundo globalizado em que vivemos, onde a competição por mercado atravessa barreiras geográficas e o consumidor está cada vez mais exigente. Gestores e recursos humanos precisam estar cada vez mais atentos para desenvolver estratégias claras no sentido de manter seus colaboradores motivados e produtivos.

Muitas empresas procuram desenvolver planos de benefícios que agradem aos funcionários, dão palestras sobre motivação ou ainda buscam aumentar o valor agregado da empresa oferecendo, por exemplo, bônus e programas de incentivos. Claro que isso ajuda a manter os colaboradores mais motivados, mas apesar de a motivação estar diretamente relacionada à produtividade, não é o único fator de alavancagem. Ter um RH estratégico, que vá além da boa administração da documentação dos colaboradores e das boas intenções, é algo que ainda falta para muitas empresas.

Da mesma forma que as empresas devem oferecer produtos e serviços melhores do que seus concorrentes, uma gestão diferenciada de seu maior capital – o humano – pode garantir uma grande vantagem competitiva no mercado.  Se destacar com estratégias que, além de interessantes, se provaram eficazes não é uma tarefa muito fácil; mas também não é nenhum bicho de sete cabeças. Seguindo os exemplos de grandes empresas que são referência no mercado internacional, vamos desmistificar este assunto com dez dicas de ouro para aumentar a produtividade em sua empresa.

 

1. Foco na qualificação

Selecionar pessoas que tenham a qualificação adequada para executar cada função é essencial para garantir que o profissional tenha condições de oferecer o suporte necessário à empresa. Então, para cada vaga aberta, devem-se explorar bem os requisitos para a vaga em termos de formação, experiência e até comportamento esperado para a vaga, indo além das descrições padrões e entendendo a real necessidade da área. É fundamental tomar o tempo necessário para encontrar o profissional mais adequado.

Contratar ótimos profissionais, porém, não garante que eles continuarão tendo sempre todas as qualificações necessárias para suas funções. Investir em treinamentos que atraiam tanto os colaboradores novos quanto os mais antigos é de grande importância para garantir uma produtividade satisfatória. O incentivo deve ser constante para que se mantenham atualizados sobre as melhores práticas de suas funções, desenvolvam seus talentos e sejam inovadores.

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2. Definição e alinhamento de metas e objetivos

Estabelecer metas, objetivos e prioridades claros e específicos na empresa e para cada função é vital, porém muitas empresas ainda não dão muita importância a este assunto, seja não estabelecendo metas de curto e longo prazo, não comunicando suas metas adequadamente a seus colaboradores, definindo metas que não são factíveis ou pressupondo que cada colaborador entende sua função no atingimento das metas e suas prioridades.

Hoje em dia há diversas ferramentas que ajudam na definição de metas, como a metodologia S.M.A.R.T., os OKRS (Objectives and Key Results) e até o BSC (Balanced Score Card). Além disso é importante divulgar as metas com destaque em publicações da empresa, quadros de avisos ou grandes cartazes pode ajudar para que todos os colaboradores conheçam melhor as metas da empresa e de seu departamento.

O alinhamento das metas da empresa com as metas pessoais dos colaboradores garante um empenho maior no desenvolvimento de suas funções. Por este motivo é importante, já na contratação, buscar o alinhamento dos valores e metas do colaborador com os da organização e, durante o período de emprego, garantir que esta compatibilidade se mantenha.

 

3. Clara definição de papéis e responsabilidades

Problemas na definição de responsabilidades muitas vezes causam prejuízos na produtividade, uma vez que o colaborador pode não entender exatamente o que é esperado dele, mas evita fazer muitas perguntas com receio de ser visto como incompetente. A divisão de tarefas precisa ser feita de maneira clara e detalhada entre as equipes e também de forma individual, deixando sempre clara a ordem de prioridades para que não restem dúvidas. De qualquer forma deve sempre haver um canal aberto entre os colaboradores e sua gestão que permita esclarecimentos sem recriminação. Além disso, o gestor deve sempre acompanhar a equipe, certificando-se que todos estão atendendo às expectativas, as metas e as prioridades definidas, comunicando-os com tato quando não estiverem.

 

4. Abertura de comunicação e cultura produtiva

A comunicação é um ponto importante da gestão que normalmente não recebe a devida atenção. É necessário que haja um canal aberto de comunicação entre o RH, a gestão e os colaboradores, com feedback contínuo e onde haja liberdade para se admitir erros.

Há uma diferença grande entre erros por falta de atenção e erros por tentativa de inovação. Claro que todos devem ser corrigidos, mas a comunicação deve ser feita com bastante tato e especialmente os erros em busca de inovação não devem ser recriminados para não desmotivar novas tentativas neste sentido. Os colaboradores devem ter o sentimento de donos do negócio e sentir liberdade para propor e tentar melhorias em seu funcionamento. Erros de gestão também podem ser cometidos e não devem ser escondidos “embaixo do tapete”: os líderes devem ser vistos como exemplos para seus colaboradores, mas nem por isso é esperado que sejam perfeitos. Assumir seus próprios erros gera mais confiança nos colaboradores.

Ouvir o colaborador é importante inclusive no momento de seu desligamento. A entrevista de desligamento dá à empresa a oportunidade de ouvir coisas que os colaboradores normalmente não teriam coragem de falar em outros momentos e que podem estar completamente ligadas à produtividade. Obviamente é importante fazer um filtro sobre as informações obtidas neste tipo de entrevista, uma vez que o colaborador pode estar extremamente insatisfeito e a opinião de uma única pessoa não pode ser levada como verdade absoluta, mas é importante que o colaborador seja ouvido e que seus comentários e queixas sejam investigados como forma de buscar possíveis melhorias na produtividade.

A cultura da empresa deve refletir claramente seus valores, e entre eles devem estar pontualidade, aparência, espírito de equipe, cortesia e “vestir a camisa” da empresa, que devem ser observados nos líderes e no RH, que servem de exemplo e muitas vezes até de espelho para os outros colaboradores.

Os maus exemplos ou “laranjas podres” precisam ser eliminados, seja com mudanças de atitudes ou “procurando novos horizontes”. Não importa o quão talentosos sejam, ao disseminar atitudes e hábitos ruins, acabam influenciando os recém contratados e outros colaboradores que sigam corretamente as políticas e valores vigentes, afetando diretamente a produtividade geral.

 

5. Organização e humanização do ambiente de trabalho

Muito se fala de ambiente de trabalho e o tema chega a causar confusão na cabeça de algumas pessoas. O mais importante para garantir um ambiente produtivo é que seja limpo, organizado, e humanizado. Simplificando: o local de trabalho deve ser saudável e agradável – afinal trabalhar num local sujo, desorganizado e barulhento não dá, né? – os salários e benefícios devem ser compatíveis com os oferecidos por outras empresas, a comunicação deve ser aberta entre gestores e colaboradores, a empresa deve ter compromisso com regras de educação e boas maneiras, e deve oferecer possibilidade de desenvolvimento na carreira de seus colaboradores.

Investir em ambientes de trabalhos que ofereçam liberdade e diversão para seus colaboradores também têm sido uma prática utilizada por grandes empresas multinacionais e muitas vezes gera o sentimento de paixão do colaborador pela empresa, o que pode colaborar com a produtividade. É importante, porém, que as responsabilidades individuais estejam bem estabelecidas para que este tipo de abordagem funcione bem.

 

6. Motivação e reconhecimento dos colaboradores

A motivação é a primeira coisa que vem à cabeça quando falamos de produtividade. Funcionários felizes produzem mais. Nem sempre é fácil descobrir o que motiva cada pessoa, mas geralmente ter seu trabalho reconhecido é algo que supera a maior parte das outras ações de motivação realizadas por diversas empresas. O reconhecimento pode ser manifestado de forma financeira, através de aumentos de salários, bônus e gratificações, ou também de formas não financeiras como reconhecimento verbal, oportunidades de crescimento e aprendizado, entre outras.

É importante levar em conta fatores como o ambiente de trabalho, a cultura, a comunicação aberta, o exemplo dado pelos superiores e colegas e também a política de promoção da empresa, que deve sempre buscar priorizar promoções internas antes de contratar profissionais do mercado. É claro que nem sempre há recursos internos no perfil necessário, mas é importante observar atentamente e procurar qualificar seus profissionais para que estejam prontos para subir de cargo quando a oportunidade aparecer, pois muitas vezes a contratação de profissionais do mercado quando há talentos internos pode afetar a moral da empresa e criar rivalidade entre os colaboradores.

 

7. Revisão de Processos

A organização da empresa e dos processos internos são pontos de grande relevância para o bom funcionamento de um negócio. Estruturas desorganizadas e ineficientes atrapalham o desempenho e a motivação dos colaboradores. Uma revisão dos processos pode ajudar a identificar gargalos, falhas de planejamento, retrabalhos e excesso ou falta de burocracia necessária. Utilizar técnicas como 5S ajuda a manter a empresa organizada, facilitando o acesso dos colaboradores ao material necessário sem gastar tempo para encontrá-lo. A modelagem de processos ajuda a estabelecer processos mais efetivos, retirando obstáculos dos fluxos de aprovação, mas garantindo decisões suportadas por seus devidos responsáveis.

 

8. Tecnologia e Ferramentas

Ferramentas e tecnologias que permitam aos colaboradores acelerar processos, diminuir a burocracia desnecessária e automatizar tarefas manuais devem ser consideradas como grandes aliados da produtividade. Hoje em dia há recursos que facilitam as comunicações, programas que integram os processos da empresa, sistemas que ajudam a fazer uma boa gestão de seus recursos humanos. Os processos da empresa devem ser analisados com atenção para uma tomada de decisão assertiva com relação à seleção das ferramentas que mais podem ajudar seus colaboradores em seu dia a dia, para que eles possam focar em decisões mais estratégicas, tendo acesso a fontes de informações centralizadas e confiáveis.

Claro que na implantação de novos sistemas, algumas vezes acaba se gastando bastante tempo e recursos, o que pode afetar temporariamente a produtividade da equipe, então sempre que se pensa em soluções tecnológicas é necessário analisar todos os prós e contras e planejar uma implantação que não tenha impactos relevantes na produtividade.

Hoje em dia existem aplicativos que podem ser usados na gestão e não demandam tempo de implantação, então são uma boa opção para manter e melhorar a produtividade. Para ajudar especificamente na área de Recursos Humanos, o aplicativo da Xerpa por exemplo conta com um diretório de perfil de colaboradores que mantém histórico, controles estratégicos de férias, distribuição de holerites automatizada, processo de admissão facilitado, gestão unificada de benefícios, relatórios estratégicos e indicadores de RH, tudo sem demandar tempo de implantação e disponível até pelo celular.

 

9.  Gestão do Tempo

Todos os dias muito tempo acaba sendo desperdiçado com tarefas improdutivas, retrabalho, atividades pessoais e reuniões improdutivas. A empresa deve estabelecer uma política clara contra o desperdício do tempo e disseminar esta política entre seus colaboradores, deixando-a clara desde o momento da contratação. Sugestões dos funcionários devem ser sempre bem vindas para melhorar a gestão, que deve incluir uma política de horas extras estruturada e gerenciada bem de perto.

Dizem por aí que “o sucesso de uma empresa é inversamente proporcional ao número de reuniões que ela convoca”. Tony Crabbe menciona em seu livro “Ocupado demais para ler este livro: Um manual prático para administrar” que gerentes costumam gastar 50% de seu tempo com reuniões, muitas vezes improdutivas. Diversos são os livros – entre eles How to make meetings work de Michael Doyle e David Strauss – que falam de reuniões com o propósito de evitar a ineficácia e o desperdício de tempo tão presentes em tantas delas, então convocar reuniões breves e objetivas apenas quando houver questões realmente significativas pode ajudar bastante no gerenciamento do tempo. Algumas reuniões podem ser evitadas com a simples troca de informações por e-mail, intranet, fóruns, entre outros.

Um bom dimensionamento da equipe também ajuda a poupar bastante tempo, uma vez que profissionais ociosos ou sobrecarregados atrapalham a produtividade da equipe. Em alguns casos de sobrecarga de colaboradores, uma solução interessante pode ser contratar profissionais temporários para suprir a demanda. Esta abordagem resolve inclusive o problema daquelas atividades não tão agradáveis, que muitas vezes seus colaboradores não têm tempo e nem vontade de fazer e que muitas vezes um bom temporário assumiria de bom grado.

 

10. Estabelecer métricas de produtividade

Apesar da produtividade ser um conceito bastante relativo, estar atento ao nível de absenteísmo, reclamações dos funcionários, aparência do escritório, indisciplina e efetividade da comunicação entre os colaboradores e seus gestores pode ajudar bastante a identificar problemas de produtividade antes que estes se tornem praticamente incontroláveis.

Estabelecer critérios de produtividade por departamento ou função é importante e facilita a criação de indicadores quantificáveis para medir de maneira objetiva o quanto o ambiente está sendo produtivo e o que poderia ser feito para melhorar. Há diversos modelos de métricas e até sistemas que podem ajudar na definição e monitoramento das métricas de produtividade.

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