Você realiza o processo de desligamento corretamente?

O processo de desligamento de um funcionário, ou offboarding como é conhecido, seja por motivos de dispensa da empresa ou por escolha do próprio empregado, é um assunto delicado para as empresas e requer alguns cuidados para que não gere repercussões negativas caso seja mal conduzido.

Esse processo representa o encerramento de um contrato de trabalho e pode afetar diretamente às expectativas da empresa em relação ao empregado ou vice-versa. Por esse motivo, é essencial que a equipe de RH esteja preparada para conduzir essa tarefa de forma correta e o mais amigável possível.

Importância do Processo de Desligamento

Muitas empresas ainda não conseguem perceber a importância de desenvolver um processo de offboarding bem-sucedido. Entretanto, assim como o processo de onboarding, que recebe muita atenção do RH, o desligamento deve receber os cuidados adequados, pois em casos que não ocorra de forma planejada, a organização pode enfrentar diversos contratempos.

Os principais problemas nessa situação, são os atrasos das tarefas e processo que eram desenvolvidas pelo funcionário em questão, mas podem chegar a situações mais graves, como a geração de uma imagem negativa da empresa no mercado, dificultando as novas contratações.

O RH, portanto, deve entender os motivos do processo de desligamento do funcionário para poder explicar ao ex empregado o porquê, além de estar sempre atento a todos os procedimentos burocráticos que envolvem a rescisão do contrato de trabalho.

O que propor para o funcionário no processo de desligamento?

Por se tratar de um assunto delicado, no momento de comunicar a má notícia, o gestor de RH pode tomar algumas ações que irão amenizar a demissão. Essas atitudes, futuramente, ajudarão a evitar que o funcionário fique com mágoas da empresa e entre com ações trabalhistas que trarão diversas dores de cabeça para a organização. Confira a seguir os cuidados para o momento da demissão:

Ofereça escrever uma carta de recomendação para o funcionário, exceto em situações que a demissão for por justa causa;
Caso seja possível para a empresa, conceda a continuação do benefício do plano de saúde por um período determinado;
Outro benefício que pode ajudar o colaborador nesse momento é o da cesta básica. Caso a empresa possa mantê-lo também é uma opção amenizadora;
Ofereça a ajuda da empresa para manter relacionamento com outras instituições para auxiliar o colaborador em sua recolocação no mercado;
Encaminhe o ex-funcionário a empresas de recrutamento;
Ofereça e estimule o colaborador com convênios em clínicas psicológicas para incentivá-lo a buscar novas oportunidades;
Tenha a convênios com empresas de treinamento, assim é possível oferecer ao ex-funcionário cursos em outra área.

Realize o processo de desligamento de forma bem-sucedida

O RH deve seguir uma política para demissões já pré-estabelecida pela empresa, a qual define os procedimentos a serem seguidos após o desligamento de um funcionário. Ele é responsável por orientar o ex funcionário sobre quais atitudes devem ser tomadas em seguida. Além disso, também é responsabilidade do RH preparar os gestores e equipes a se comportarem de forma adequada para evitar possíveis desconfortos ao profissional desligado.

A comunicação da demissão e as explicações necessárias devem ser feitas pelo superior responsável pela equipe do ex funcionário. Ele deve explicar os motivos e estar preparado para responder às perguntas feita por seu time sobre esse assunto. Para isso, é importante que o RH passe todas as orientações necessárias para que ao chamar o colaborador, o líder esteja preparado e com todas as informações em mãos.

Ao finalizar todos os procedimentos formais, o RH deve informar os próximos passos que o ex funcionário deve tomar, como prazos e locais para realizar o exame demissional, quais documentos precisam ser entregues e até mesmo o que precisa fazer para dar entrada no seguro desemprego, quando ele tiver direito.

13 dicas para conduzir a demissão

Há diversas formas de o RH conduzir o processo de desligamento de forma correta. Para auxiliar sua empresa nessa situação, separamos algumas dicas para serem tomadas antes, durante e após o desligamento. Confira:

Antes

Decisão final: o comunicado sobre a demissão ao funcionário deve ser apenas após a decisão do desligamento ser efetivamente tomada. Portanto, é importante avaliar bem a situação por meio de análises feitas sobre o desempenho do colaborador e ter a certeza de que ele já teve todas as oportunidades possíveis de melhora.
Preparação do colaborador: a demissão não pode ser um processo ocorrido de uma hora para outra. Os superiores precisam alertar o profissional sobre o seu fraco desempenho e dar oportunidades para que ele apresente melhorias em sua postura. Dessa forma, caso o processo de desligamento tenha mesmo que acontecer, o funcionário não ficará surpreso.
União da documentação necessária: antes da demissão, o RH deve preparar toda a documentação necessária para dar embasamento a essa decisão. Isso é extremamente importante, pois não deixa nenhuma lacuna para o funcionário tentar entrar com algum processo trabalhista no futuro.
Definição do acordo: algumas questões devem ser resolvidas no momento do processo de desligamento, como último salário, objetos de trabalho que estão em posse do colaborador, se ele poderá cumprir aviso prévio, ou não, entre outras informações que podem auxiliar o processo.
Proteção da empresa: por mais que um funcionário desligado seja considerado confiável e seja muito conhecido por sua equipe, a empresa precisa tomar todos os cuidados no processo de demissão. Realize backups de todos os arquivos do ex empregado antes de comunicar a demissão e suspenda seu acesso às informações da organização.

Durante

Não contrate empresas terceirizadas: o processo de desligamento de um funcionário é uma tarefa muito pessoal e não deve ser delegado a outro departamento ou empresa terceirizada, deve ser feita pelo chefe direto do funcionário com o auxílio do RH.
Prefira o começo da semana: realizar o processo logo no começo da semana é favorável a empresa, que estará disponível para responder às possíveis perguntas dos demais colaboradores sobre a questão, além de ser mais fácil para o funcionário desligado, que poderá tomar todas as providências necessárias ao invés de ter de esperar o final de semana passar.
Seja profissional ao chamar o empregado: é extremamente importante que o momento de chamar o funcionário seja formal. O responsável pelo processo deve ligar ou ir diretamente a mesa da pessoa que será desligada para pedir que vá até a sua sala. Busque não antecipar a situação, sendo o mais breve e natural possível.
Escolha do ambiente adequado: o local da reunião de desligamento também deve ser bem pensada. Priorize ambientes fechados para evitar que o funcionário sofra qualquer tipo de exposição e constrangimento desnecessários. É ideal que um colaborador do RH esteja presente.
Deixe tudo esclarecido: logo no início da reunião explique o motivo do colaborador estar ali e quais são as razões da empresa para o desligamento. É fundamental explicar de forma clara e breve a causa da demissão para não confundir o colaborador.

Após

Documente a reunião: o RH deve realizar o registro oficial da reunião para tudo ser o mais organizado possível
Comunique toda a equipe: para evitar que rumores se espalhem, é importante que uma declaração oficial seja realizada pela liderança da equipe, esclarecendo os motivos do desligamento do colaborador e respondendo as possíveis perguntas que possam surgir.
Avaliação interna: é importante ressaltar que, na maioria das vezes o erro não foi apenas da pessoa demitida, a empresa pode ter sua parcela de culpa em relação a seus processos, como o procedimento admissional, a motivação da equipe, entre outros. Portanto, é necessário fazer reflexões, como “Nossos processos estão realmente prontos para escolher a pessoa certa, realizar treinamentos e medir desempenho?” Avalie o que pode melhorar para reduzir casos futuros de demissão.

Entrevista de desligamento

A entrevista do processo de desligamento é essencial para a empresa melhorar seus resultados e evitar futuras demissões. Seu objetivo é ajudar o colaborador a compreender as causas que levaram a empresa a tomar essa decisão, além de permitir que o ex empregado seja ouvido.

As informações obtidas na entrevista de desligamento são úteis para a corporação avaliar seus processos e orientar a liderança sobre a situação atual da empresa. Portanto, é importante que o RH as utilize, mensure e analise.

Por meio dos resultados obtidos com o compilado de dados, o RH deve fornecer um feedback aos líderes de cada departamento e até mesmo à diretoria, que poderá cruzar as informações com outros indicadores de desempenho da empresa, como o número de absenteísmo e rotatividade de funcionários.

Além da grande importância para a organização, a entrevista é fundamental para o colaborador desligado. Ele pode apresentar suas explicações que até então eram desconhecidas pela a empresa, além de deixar sua opinião sobre o local e pessoas com quem trabalhou.

Como fazer?

O RH deve tomar todos os cuidados possíveis para tornar esse momento o menor incômodo possível, focando-se em resolver as questões levantadas e buscando sempre o objetivo final da entrevista que é o aprimoramento do ambiente de trabalho.

A equipe de RH que irá conduzir a entrevista, deve ser imparcial e deixar o profissional à vontade para fazer todas as suas pontuações. Apenas assim será possível transformar esse processo em algo relevante para a organização e contribuir para futuras melhorias.

Além disso, esse é o momento de fornecer um feedback para o ex funcionário, explicando as razões do desligamento para que no final tudo fique esclarecido.

Entretanto, é essencial que o RH espere o momento certo para realizar a entrevista. Busque dar um tempo para o ex colaborador “processar a informação”. A realização de uma entrevista muito perto do momento da demissão tende a ser infrutífera, tanto pela não participação como pelo exagero da situação relatada.

E ai, vamos aprimorar o Processo de Desligamento?

O processo de desligamento de um funcionário, assim como o de admissão está entre os mais importantes executados por uma empresa, por isso ambos exigem atenção. Ser capaz de otimizar os dois processos é um grande diferencial para que a empresa siga todas as legislações necessárias, melhore o desempenho de suas equipes, além de evitar custos e desgastes inconvenientes. Portanto, é fundamental que o RH esteja sempre em busca de dicas e aprimoramentos para guiar essa questão.

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